Struktur organisasi itu penting. Lebih penting lagi bagaimana membuat struktur yang jelas, tidak timpang, tidak tumpang tindih, dan tentu dapat menjadi pedoman.
Karena itu, perbaikan perlu terus dilakukan.
Tulisan ini sekadar untuk mengikat ide yang ada di kepala saya. Tidak selalu pasti benar, apalagi menjadi pilihan terbaik. Tidak. Namun bisa menjadi salah satu alternatif dari beberapa kemungkinan yang sudah ada.
***************************
Tanpa ba-bi-bu, langsung to the point. Rasa-rasanya, di FT UGM ini, jika tetap mempertahankan 4 tim kerja, maka informasi perlu dihidupkan lagi.
Bukan informasi dalam arti yang sempit—sebatas berita yang ditulis, lalu menjadi angka-angka capaian TCK, kemudian dianggap selesai. Ini informasi dalam pengertian yang lebih luas: pengetahuan yang dihasilkan sivitas akademika, data yang diolah, dokumen yang disimpan, arsip yang dirawat, sistem yang mengelolanya, hingga informasi yang akhirnya dikomunikasikan kepada publik dan diukur dampaknya.
Informasi bisa menjadi payung besar bagi sebuah tim kerja di fakultas. Dia menjadi pengikat beberapa fungsi yang berbeda, namun membantuk rangkaian: memproduksi, mengolah, menyimpan, mengelola, menyebarkan, dan mengomunikasikan informasi.
Kira-kira, strukturnya seperti ini.
 |
| Struktur Tim Informasi v.#1 (masih perlu dirapikan) |
Dalam gagasan ini ada lima bagian yang lekat dengan pengelolaan informasi: publikasi/penyebaran informasi, G(L)AM, dokumentasi, sistem informasi dan teknologi informasi, serta humas.
Lima bagian ini tidak dilihat sebagai kotak-kotak yang berdiri sendiri. Justru yang menarik adalah hubungan di antara kelimanya.
Publikasi dan Penyebaran Informasi
Bagian publikasi berfungsi menyebarkan karya dan pengetahuan yang dihasilkan sivitas akademika fakultas.
Bentuknya bisa bermacam-macam: majalah, buku, berita di laman web, video, media sosial, infografis, maupun berbagai konsep penyebaran informasi lainnya. Yang dimuat bisa beragam, mulai dari ide, kegiatan, juga karya.
Publikasi jurnal juga dapat menjadi bagian dari fungsi ini. Tim dapat memantau dan mengoordinasikan pengelolaan jurnal di lingkungan fakultas, sekaligus membangun jejaring dengan pengelola jurnal di tingkat universitas. Juga menyebarkan publikasi dalam jurnal tersebut.
Lebih jauh, riset terkait publikasi juga dapat dilakukan bagian ini. Publikasi bukan sekadar menyampaikan apa yang sudah jadi, tetapi juga bagaimana karya, data, dan pengetahuan dikemas menjadi informasi yang dapat digunakan oleh orang lain.
G(L)AM: Gallery, Library, Archive, Museum
Perkembangan pengelolaan informasi juga membuat perpustakaan semakin sulit dipisahkan dari arsip, galeri, maupun museum. Konsep GLAM—Gallery, Library, Archive, Museum—menunjukkan 4 unit ini merupakan ekosistem pengelolaan pengetahuan dan memori.
Dalam konteks fakultas, perpustakaan tetap menjadi pengelola informasi ilmiah sekaligus dapat menjadi produsen kegiatan yang mendukung proses akademik.
Sementara itu, arsip menyimpan memori institusi.
Arsip-arsip penting yang bersifat memorial bukan hanya dokumen yang disimpan karena sudah tidak digunakan, namun juga dapat menjadi sumber penelitian. Dari sana, sejarah fakultas dapat dibaca kembali, perjalanan institusi dapat ditelusuri, dan berbagai keputusan masa lalu dapat dipahami dalam konteksnya.
Dengan demikian, perpustakaan dan arsip bukan sekadar tempat menyimpan informasi, tetapi juga dapat menjadi bagian dari produksi pengetahuan.
Dokumentasi
Dokumentasi berada di antara peristiwa dan ingatan. Menjadi penghubung keduanya. Ia merekam kegiatan dan suasana kehidupan fakultas, baik melalui foto, video, maupun bentuk dokumentasi lainnya.
Dokumentasi dapat digunakan untuk kebutuhan publikasi, namun fungsinya tidak berhenti di sana. Apa yang hari ini hanya berupa foto kegiatan, rekaman video, atau catatan sebuah acara, suatu saat dapat menjadi bahan arsip dan bagian dari memori institusi.
Karena itu, dokumentasi seharusnya tidak hanya bertanya:
"Apa yang perlu dipublikasikan sehingga harus disimpan?"
tetapi juga:
"Apa yang perlu disimpan karena suatu hari mungkin penting?"
Di titik ini, dokumentasi bertemu dengan arsip.
Sistem Informasi dan Teknologi Informasi
Informasi membutuhkan infrastruktur.
Sistem informasi memungkinkan informasi dihimpun, diproses, dikelola, disimpan, dan diakses. Teknologi informasi menyediakan perangkat dan lingkungan teknis yang memungkinkan semua proses tersebut berjalan.
Karena itu, SI dan TI bukan sekadar bagian yang mengurus aplikasi, perangkat, atau sistem digital. Ia menjadi salah satu infrastruktur yang menopang keseluruhan ekosistem informasi.
Publikasi membutuhkan sistem.
Arsip membutuhkan sistem.
Dokumentasi membutuhkan ruang penyimpanan dan akses.
Data membutuhkan pengelolaan.
Pada titik inilah SI dan TI bertemu dengan bagian-bagian lainnya.
Humas
Humas berkaitan dengan bagaimana institusi berkomunikasi dengan pihak eksternal maupun internal.
Di dalamnya ada komunikasi publik, hubungan dengan berbagai pemangku kepentingan, pengelolaan krisis, dan tentu saja pembangunan citra institusi.
Tetapi humas tidak seharusnya berhenti pada urusan membangun citra positif.
Humas juga perlu tetap kritis terhadap kondisi internal. Sebab komunikasi institusi yang sehat bukan hanya tentang mengatakan hal-hal yang baik kepada publik, tetapi juga memastikan bahwa apa yang dikomunikasikan memang layak dikomunikasikan.
Dalam pengertian ini, sikap kritis merupakan bagian dari kontrol, agar institusi tidak terlena dengan citra positif yang dibangunnya sendiri.
Produk
Pada bagian ini juga terdapat fungsi pengolahan data. Data yang sifatnya publik dapat diolah menjadi informasi yang dapat dikonsumsi masyarakat, sementara data internal atau konfidensial dikelola sesuai kebutuhan dan kewenangannya.
Terhubung dengan bagian lain, produk juga bisa berupa riset, kegiatan atau produk visual non publikasi. Misalnya film, baik dikerjakan mandiri maupun bekerja sama dengan mahasiswa (BSO).
--------------------------**--------------------------
Bukan Lima Bagian yang Terpisah
Kalau dilihat sekilas, struktur ini memang tampak seperti lima bidang yang berbeda.
Tetapi sesungguhnya kelimanya dapat membentuk sebuah ekosistem.
Karya dan pengetahuan diproduksi. Kemudian didokumentasikan, diolah, dan dipublikasikan. Sebagian informasi kemudian disimpan menjadi arsip dan pengetahuan institusi. Perpustakaan dan arsip dapat menjadi sumber riset dan produksi pengetahuan baru.
Seluruh proses tersebut membutuhkan sistem informasi dan teknologi sebagai infrastrukturnya.
Sementara humas menjadi salah satu pintu yang menghubungkan informasi dari dalam institusi dengan lingkungan di luar institusi—dan sebaliknya, membawa suara dari luar kembali ke dalam.
Dengan cara pandang seperti itu, kelima bidang tersebut bukan sekadar kumpulan pekerjaan yang kebetulan berhubungan dengan informasi.
Mereka merupakan bagian dari ekosistem informasi fakultas.
Dan mungkin, di situlah alasan mengapa informasi layak menjadi payung.
Namun itu sekadar usulan. Dari saya yang tidak punya klaim otoritas atas gagasan ini. Bisa jadi tidak diterima. Bisa juga perlu diubah cukup banyak. Bahkan mungkin, pada akhirnya, tim kerja ini tidak diperlukan.
Tidak apa-apa.
Setidaknya, gagasan ini bisa menjadi bahan untuk melihat kembali satu pertanyaan sederhana:
Apakah berbagai pekerjaan yang selama ini berjalan sendiri-sendiri sebenarnya memiliki rumah yang sama? Informasi.
Sabtu, 26 Sept 2026
13.22 WIB
