Mencari tema untuk kegiatan kreatif di perpustakaan

Adalah Hazman, teman saya berkebangsaan Singapura yang mengundang saya masuk di grup Doctorate Support Group. Awalnya saya tidak tahu apa fungsi grup ini. Lambat laun, saya respek dengan grup ini. Diskusi di dalamnya hidup dengan bahasan tentang pendidikan doktoral dan segala yang berkaitan.  Tentang beasiswa, SPSS, mencari ide, manajemen dokuemen, topik penelitian dan juga kalimat-kalimat penyemangat dari tokoh DSG, Dr. Othman Thalib (OT). Member dari DSG ini juga sesekali mengadakan pertemuan untuk membahas topik tertentu. DSG juga mengadakaan webinar. Temanya tidak harus berat-berat. Simple, misalnya bagaimana menggunakan Ms Word untuk menulis thesis yang rapi. Klik https://www.youtube.com/watch?v=NYulUWIDqLQ

Dari grup ini saya memperolah tautan ke url http://dsgportal.org/site/ dan http://www.postgraduateworkshop.com/. Pada web kedua, saya menemukan berbagai tema yang diselenggarakan untuk mendukung percepatan pendidikan. Tema ini yang bagi saya sangat bermanfaat sebagai pemantik ide kegiatan kreatif di perpustakaan yang saya kelola. Beberapa training pada web tersebut telah pula dilakukan di perpustakaan FT UGM, namun banyak yang belum. Tidak harus ditiru semuanya, namun harus disesuaikan dengan kebutuhan dan kesiapan. Beberapa tema pada web tersebut yang dapat dikembangkan adalah:

1. Bengkel Penulisan Jurnal Berkesan dan Penerbitan
2. Doing A Critical Literature Review: Tips To Constructing A Quality Thesis
3. Writing Research Proposal
4. Research Tools: Supporting Research and Publication (klik)
5. One Day Workshop on Analysing Literature using Socratic Questioning Method
6. Writing Thesis and Journal Paper with Ease Using LaTeX
7. One Day Workshop on Literature Review using ATLAS.ti
8. Research Methodology
9. Workshop on Qualitative Data Analysis with ATLAS.ti

Tema di atas melengkapi tema yang telah diselenggarakan perpustakaan yaitu: Plagiat dan cara menghindarinya, menembus reviewer jurnal internasional,  metode kualitatif untuk bidang teknik, LyX, manajemen dokumen ilmiah, presentasi menggunakan Prezi, mindmapping menggunakan XMind, serta (dalam rencana) berbagai kesalahan teknis dalam menulis ilmiah.

Baca juga:

• http://www.purwo.co/2015/06/mencuri-ilmu-untuk-menjadi-pustakawan.html
• http://www.purwo.co/2015/06/library-guide-perpustakaan-ft-ugm.html

Menjadi pustakawan, jangan terlalu spaneng. Sayang, jika hidup sekali dijadikan spaneng. Bergembira, jadi hal utama. 

Mendeley Advisor, apa tugas dan keuntungannya?

Kawan sekalian, tentang Mendeley saya pernah menuliskan di sini. Nah, sekarang saya salinkan dari web Mendeley beberapa hal terkait Mendeley Advisor. Menjadi MA sama dengan menjadi wakil Mendeley untuk melakukan sosialisasi Mendeley. Untuk tugas itu, Mendeley memberi penghargaan berupa fasilitas terkait Mendeley.

Berikut beberapa hal yang menjadi tugas MA:

• Invite your friends and colleagues to join your Mendeley network
• Organize and lead Mendeley demos and presentations
• Ensure that Mendeley is represented on your Library or Society website
• Add a link to your Advisor Profile in your e-mail signature
• Help us learn about the particular needs of your University or Institution
• Spread the word locally, using posters and flyers, and online via blogs and discussion
• Mobilize your campus or local user communities
• Brainstorm new, fun ways to get involved!

Keuntungan/fasilitas MA:

• Get Mendeley's premium features free of charge
• Connect with other passionate Advisors from around the globe, and share experiences and suggestions
• Get to know our super-cool team
• Be the first to learn about what’s going on at Mendeley
• Get VIP access to new features before they’re public
• Rely on other Advisors for support
• Have pizza and drinks on us when you give a demo or talk at your institution
• Get loads of free Mendeley merchandise (T-shirts, pens, stickers, etc)
• Last but not least: A slick advisor badge on your Mendeley profile (if you like)

Bagi teman-teman pustakawan, mempelajari Mendeley sangat bermanfaat untuk menambah variasi layanan perpustakaannya, terutama pada perpustakaan perguruan tinggi. Menjadi MA tidak berarti menutup kemungkinan sosialisasi software manajemen data riset lain (selain Mendeley). Kita tetap bisa mesosialisasikan Mendeley bersama Zotero atau aplikasi lainnya.

Mendeley @perpusftugm

Perpustakaan FT UGM merupakan perpustakaan tingkat fakultas di FT UGM. Selain Perpustakaan ini, pada tiap jurusan terdapat perpustakaan atau ruang baca jurusan.
Fakultas Teknik UGM sendiri merupakan fakultas terbesar di UGM, dengan jumlah jurusan dan mahasiswa yang paling banyak. Tiap jurusan memiliki kerumahtanggaan sendiri, secara fisik berjarak dengan jurusan lain yang total menempati kawasan di utara RS Sardjito. Fakultas Teknik UGM memiliki mahasiswa dari jenjang S1, S2 dan S3 baik dari dalam negeri maupun luar negeri.

Riset dan hal semacamnya menjadi hal yang biasa dilakukan oleh civitas FT UGM. Perpustakaan FT UGM menjadi unsur penunjang dalam kegiatan riset ini.

Mendeley, sebagai sebuah alat manajemen data riset menjadi salah satu layanan di Perpustakaan FT UGM sejak 2013 dalam bentuk workshop/pelatihan atau pendampingan penggunaan Mendeley. Dalam menjalankan layanan ini, tentunya perpustakaan memiliki strategi.

Pengenalan Mendeley
Sebagai langkah awal, mempelajari Mendeley menjadi hal yang wajib dilakukan oleh staf perpustakaan FT UGM. Sebagai pembuka, salah satu staf harus serius mempelajari kemudian mengajarkan pada staf lainnya baik staf di perpustakaan fakultas maupun jurusan/pasca.
Hal yang dikenalkan pada staf adalah fitur standard Mendeley: pemasangan, pengambilan data, mendeley importer, manajemen data, membuat daftar pustaka.
Staf yang berada di jurusan inilah yang kemudian mengenalkan kepada mahasiswa, dan jika mengalami kesulitan dapat menyampaikan kepada pustakawan di fakultas.

Sosialisasi Mendeley
Sosialisasi dilakukan melalui promosi pelatihan kepada mahasiswa. Poster, booklet untuk mahasiswa baru, lisan, pendekatan pada dosen dan lainnya dilakukan untuk menarik mahasiswa mempelajari mendeley. Mahasiswa yang tertarik dapat secara mandiri menggunakan Mendeley atau mengikuti pelatihan yang diselenggarakan perpustakaan. Perpustakaan menyediakan makanan kecil sebagai penarik peserta.
Telah ada lebih dari 50-an kelas dibuka untuk mahasiswa sejak 2013-2014. Serta 1 kelas (128 peserta) dari mahasiswa mata kuliah Metopen hasil kerjasama dengan dosen pengampu mata kuliah tersebut.

Kerjasama
Kerjasama juga dilakukan untuk pengembangan kegiatan ini. Kerjasama dengan mahasiswa yang telah mahir dalam penggunaan Mendeley atau yang telah mendapat sertifikasi sebagai Mendeley Advisor, kerjasama dengan Mendeley juga kami lakukan. 

Pengembangan skill
Pengembangan kemampuan penggunaan Mendeley baik secara teknik maupul konseptual selalu dilakukan. Mempelajari fitur baru, mengikuti diskusi di grup serta mengikuti berbagai webinar tentang Mendeley. Dengan demikian diharapkan pengetahuan berbagai hal baru tentang mendeley atau perkembangan pada dunia kepustakawanan terus berkembang. 
 

Menghidupkan @perpusftugm

Ini adalah tulisan singkat, khusus terkait beberapa upaya menghidupkan perpusatkaan FT UGM. Tulisan terkait sebelumnya berhubungan dengan pengalaman perperiode ketika saya ditempatkan di Perpustakaan FT UGM. Semoga dapat diambil manfaatnya, dan tentunya saya membuka ruang dialog jika ada kritik ataupun saran yang dapat membantu kami dalam pengelolaan perpustakaan FT UGM.

---------------*---------------

Dari 100% koleksi perpustakaan FT UGM, saat ini hanya tersisa 20% yang disajikan. Delapan puluh persen dihibahkan ke perpustakaan jurusan, ke perpustakaan pusat dan disimpan di tempat penyimpanan sementara.

Hal ini berlaku sejak tahun 2012. Hasilnya kegiatan sirkulasi menjadi berkurang drastis. Kekhawatiran yang muncul di depan mata adalah perpustakaan akan ditinggalkan oleh penggunanya. 

Sebelum masuk  di perpustakaan ini, saya mendengar perpustakaan akan diubah menjadi E-Library. Bahkan saya pernah mendengar mahasiswa menyebut perpustakaan FT UGM sebagai e-lib, sesuai dengan yang terpampang di gedung perpustakaan. "Mau ke E-Lib pak", begitu jawab mahasiswa atas pertanyaan saya.

-----*-----

Karena saya minim informasi tentang E-Lib, maka lupakanlah e-lib itu. Mulai dari awal, lihat dan cari yang bisa dilakukan.

Dengan segala keterbatasan kami berfikir apa yang harus kami lakukan agar perpustakaan FT UGM tidak mati. Koleksi buku di ruang baca jurusan sudah kuat, koleksi tugas akhir semua ada di ruang baca jurusan. Satu-satunya yang kami miliki di Perpustakaan FT UGM adalah ruang/gedung dan semangat.

----*-----

Kunci yang harus dilakukan di perpustakaan FT UGM adalah membuat sesuatu (koleksi atau kegiatan) yang tidak ada di perpustakaan jurusan. Jika di jurusan telah memiliki koleksi kuat tentang subyek ilmu sesuai jurusannya masing-masing, maka perpustakaan fakultas tidak perlu mengejarnya. Sia-sia... Cukup mengelelola informasi di masing-masing jurusan dalam level fakultas. Perpustakaan fakultas menjadi jembatan informasi antar jurusan. Demikian, dengan tetap mencari kreatifitas lain.

--------*---------

Katalog induk perpustakaan FT UGM yang menyatukan berbagai koleksi di jurusan dan pascasarjana FT UGM adalah projek awal. Alhamdulillah berhasil, meskipun tidak semuanya realtime. Alamat katalog induk ini adalah kit.ft.ugm.ac.id, yang menyatukan koleksi 10 perpustakaan di lingkungan FT UGM. Dari 10, hanya 3 perpustakaan yang bisa real time update koleksi di katalog induk.

Projek kedua adalah memoles ulang website perpustakaan FT UGM. Web ini pada awalnya tidak hidup, tanpa update informasi dan tidak ada berbagai tautan yang mencirikan bahwa web tersebut adalah web perpustakaan.

Twitter menjadi target berikutnya. Mahasiswa dan organisasi mahasiswa ternyata banyak yang menggunakan twitter sebagai sarana berinteraksi. Ini kami lihat dari poster publikasi kegiatan mereka yang mencantumkan akun twitter. 

Akun @perpusftugm kami buat sebagai akun twitter perpustakaan FT UGM. Dengan twitter ini, 8 organisasi mahasiswa di tiap jurusan dapat kami jangkau, termasuk twit UGM dan berbagai organisasi yang ada di UGM dan Jogjakarta. Twitter perpusakaan lain di dalam dan luar negeri juga kami sapa.

--------*---------

Buku non-teknik adalah sasaran berikutnya. Pengadaan buku pertama kali saya adalah 90%:10% untuk buku non teknik dan teknik. Novel, biografi, sejarah, cerpen, motivasi, inspirasi adalah beberapa jenis buku yang kami beli.  Menurut bagian sirkulasi, buku-buku inilah yang akhirnya banyak dipinjam oleh mahasiswa. Sebenarnya perpustakaan memiliki banyak koleksi referensi bidang teknik. Namun sepertinya jarang disentuh mahasiswa. Sebabnya apa? sampai saya menulis ini saya belum melakukan investigasi. :)

Kegiatan berikutnya adalah projek kolaborasi dengan mahasiswa. Muncul Engineering English Club bersama mahasiswa FT UGM lintas jurusan, mengadakan kegiatan dengan organisasi mahasiswa, mengundang dosen/penulis untuk bedah buku, kegiatan bersama mahasiswa pascasarjana,  sebagai tempat kuliah umum dan lainnya.

Workshop berkala dengan materi tentang Zotero, Mendeley, Prezi, LyX, Mindmapping menjadi kegiatan berikutnya. Kegiatan ini bersifat bebas biaya, terbuka untuk semua civitas akademika UGM apapun jenjang pendidikan dan dari manapun fakultasnya. Bahkan kami berusaha mencantumkan biaya konsumsi peserta di RKAT Perpustakaan.

Kegiatan ilmiah di perguruan tinggi sering dilakukan, namun dokumentasinya kadang terlupakan. Berkaitan dengan hal ini, kami berusaha memulai melakukan perekaman kegiatan ilmiah. Tercatat kegiatan kuliah, kegiatan seminar, dan pelatihan pernah kami rekam. Namun terkendala SDM untuk mengolah video ini menjadi layak tonton.

Sembari bekerja, kami berusaha melebarkan sayap sekaligus menambal berbagai kekurangan yang ada di perpustakaan. Meningkatkan kompetensi, mencari ide baru, mempelajari teknologi baru, mulai  melakukan pembinaan koleksi, penataan ruang berkelanjutan, dan berjejaring kami lakukan. Komunikasi dengan alumni kami lakukan, dengan harapan mereka akan berkenan membantu kerja-kerja penyediaan informasi. Berhasil, ada beberapa alumni yang menawarkan diri untuk membantu.
--------------*--------------

Bagaimana keadaan perpustakaan FT UGM saat ini? masih banyak hal yang belum kami kerjakan.

Perpustakaan FT UGM

bulan keenam, hari ke sembilanbelas

tahun duaribu empatbelas

Library English Club @perpusteknikgeologiugm

Kami lupa, tahun berapa ide ini muncul. Bersama pak Ngudi Raharjo, waktu itu ketika kami bersama-sama mengelola perpustakaan Teknik Geologi UGM.

Idenya sederhana, dua hari dalam seminggu mahasiswa yang masuk perpustakaan, bertanya kepada pustakawan, antar mahasiswa dan lainnya diusahakan dilakukan dengan bahasa Inggris. Bukan kewajiban, tapi himbauan untuk melatih berbicara menggunakan bahasa Inggris.

Mahasiswa pasca Teknik Geologi yang berasal dari berbagai negara, turut menjadi latar belakang kegiatan ini.  Sebagai karyawan, kami juga pernah fasilitasi kursus bahasa Inggris (satu kantor). Kami berfikir sayang sekali jika setelah kursus hilang begitu saja tanpa praktik. Dengan ide ini, selain kami melayani juga bisa sambil belajar.

himbauan yang terpasang di papan pengumuman

Kegiatan ini dilakukan sebelum 2012, namun tanggal dan bulannya saya lupa. Sekarang 2014, maka saya kira telah 3 tahun lebih hal ini dilakukan. Pada awalnya hanya kesepakatan di internal perpusakaan, namun akhirnya mahasiswa, khususnya "English Club" yang dimiliki Himpunan Mahasiswa merespon kegiatan ini. Perpustakaan yang relatif kecil (70m2) membuat kegiatan lebih terasa berbobot,  Koleksi yang lengkap, serta 99% buku yang ada adalah berbahasa Inggris turut melengkapi kegiatan ini.

Saat ini, kegiatan ini masih berjalan, berlaku pada hari Senin dan Kamis. Yudistira, pustakawan yang sejak 1 Mei 2012 mengelola perpustaskaan Teknik Geologi UGM pun tetap melaksanakan kegiatan ini. Bahkan setelah beliau sendirian di perpustakaan. Tentunya dengan berbagai perbaikan yang diperlukan. Maju terus bro..!!!

Dengan mahasiswa yang terasa akrab, tidak membuat canggung ketika kami salah mengucap. Justru mahasiswa juga akan berusaha mengoreksi, atau kami justru bertanya langsung tentang grammar, tenses atau hal lainnya.