Sekedar pendapat saja tentang bagaimana hubungan antar tim kerja

 

Gambaran umum hubungan antar tim kerja

FT UGM, berbeda dengan fakultas lain, memiliki 4 tim kerja. Pada beberapa saluran informasi, nama tim kerja ini ditulis berbeda-beda.

Pertama, sesuai yang ada di tautan https://ft.ugm.ac.id/pimpinan-fakultas/, terdiri dari:

1. Tim Kerja Tridharma, 
2. Tim Kerja Sumber Daya Manusia, Keuangan, serta Keselamatan, Keamanan, dan Lingkungan. 
3. Tim Kerja Pengadaan, Aset dan Pemeliharaan
4. Tim Kerja Teknologi Informasi, Hubungan Masyarakat, Protokol, dan Media Sosial.

https://ft.ugm.ac.id/pimpinan-fakultas/

Namun, jika dilihat di struktur sesuai tautan https://ft.ugm.ac.id/struktur-organisasi/, terdiri dari:

1. Tridharma
2. Keuangan, SDM, dan SHE
3. Aset dan Maintenance
4. Informasi, Media Sosial, Hubungan Masyarakat dan Alumni

Ada perubahan. Pada tim kerja nomor 2: berubahnya SHE menjadi Keselamatan, Keamanan dan Lingkungan. Pada tim kerja nomor 3: bertambahnya pengadaan. Pada tim kerja nomor 4: hilangnya informasi, hilangnya alumni, penambahan Teknologi Informasi, penambahan protokol.

Terkait pembagian tim kerja menjadi 4, tentu saya punya pandangan atau pendapat. Namun, itu nanti saja. Sesuai gambar paling atas, saya coba dulu untuk menafsirkan bagaimana hubungan 4 tim kerja ini.

https://ft.ugm.ac.id/struktur-organisasi/

****

Empat tim kerja kedudukannya setara. Tidak ada pihak menjadi bawahan yang lain. Semua setara. 

Garis pada stuktur OTK menunjukkan bahwa Tim Kerja (aka Bidang) ada di bawah WD, namun posisinya ada di bawah Kadep. Tim kerja dan KKA sekelompok dan sejajar dengan manajer. Jika dikaitkan dengan pembagian jabatan struktural di UGM, tentu gambar ini cukup menggelitik.

Tapi, biarlah...

Tim kerja bekerja sesuai porsi dan tugasnya masing-masing. Namun, sebagai bagian dari institusi, tentu 4 bidang ini akan saling terkait, beririsan, dan berkoordinasi.

Apakah cukup dengan menyatakaan "saling terkait, beririsan, dan harus berkoordinasi?". Tentu tidak. 

Rambu-rambu keterkaitan, irisan, dan rambu-rambu koordinasi harus dipahami bersama. Tentu saja, agar, misalnya jangan sampai ada yang mengatasnamakan "tidak diajak koordinasi" untuk menghindar dari kekhilafan tugasnya. 

Dalam bahasa lain, tidak selalu semuanya dikoordinasikan secara formal. Yang wajib dikoordinasikan adalah hal-hal yang sifatnya khusus. 

Koordinasi antar tim kerja dapat dikategorikan menjadi (mininal 2). Pertama: koordinasi 2 tim kerja, biasanya untuk kerja-kerja terbatas pada 2 tim tersebut; kemudian yang kedua lintas tim kerja, atau lebih dari 2 tim kerja untuk sebuah agenda khusus.

Lalu siapa yang pada proses koordinasi harus aktif lebih dahulu? Secara umum, proses koordinasi diawali oleh siapa yang menjadi pemegang tugas, serta siapa yang berkepentingan. Berikut beberapa contoh terkait siapa yang harus proaktif 

• Jika tugas kemahasiswaan adalah memastikan mahasiswa tidak mampu beli laptop terfasilitasi, maka bagian kemasiswaan yang proaktif untuk menawarkan skema kepada kerja sama.
• Pemegang tugas publikasi adalah humas. Jika publikasi tersebut menyangkut kegiatan akademik, terkait SDM, maka humaslah yang harus proaktif ke akademik dan SDM, bukan sebaliknya.
• Contoh lain, jika tugas aset adalah menyiapkan ruang ujian/ujian, maka aset-lah yang harus proaktif mencari jadwal kuliah/ujian, menganalisis dan mengatur kursi kuliah/ujiah.
• Contoh lain, jika ada laporan tentang kursi rusak, namun laporan itu masuk ke tridharma, maka tridharma lah yang aktif menyampaikan ke aset. Meskipun itu tugas aset, namun pada kasus ini, tridharma berkepentingan meneruskan informasi.
• contoh lainnya, misalnya SDM ada agenda menerima tamu di Meeting Room. Apakah wajib memberitahu bidang aset dan IT untuk menyiapkan perlengkapan, atau humas untuk meliput? Tidak. Tidak wajib. Tentu jika memberitahu akan lebih baik. Kok bisa? Mengondisikan ruang siap digunakan adalah tugas aset, menyiapkan alat IT siap digunakan adalah tugas IT. Informasi terkait kapan ruang digunakan, tidak selalu harus muncul secara langsung dari bidang lain, melainkan bisa dipantau dari sistem informasi. (lihat bagian warna kuning pada gambar 1 dan 3)

Contoh ekstrim lain, jika kesejahteraan merupakan tugas bagian SDM, maka tidak perlu menunggu usulan, bagian SDM segera menaikkan gaji karyawan #halah 😀🌝

 

______

Namun, sekali lagi, hal ini tidak berlaku untuk agenda yang sifatnya khusus. "Khusus" ini sifatnya sangat subyektif. Profesionalitas dan kesalingpahaman menjadi kuncinya.

Contoh

• Menjelang agenda penerimaan orang tua maba. Tim Kerja terkait membuka ruang untuk diskusi dan koordinasi. Wewenang mengajak koordinasi pun, jika dilihat dari struktur, bukan wewenang Ketua Tim Kerja. Tim kerja terkait melapor pada KKA, kemudian KKA yang mengoordinasi.  

****

Jika dipilah, ada hubungan menarik pada 4 tim kerja. Proses bisnis kampus ada di tridharma yang meliputi pendidikan, penelitian, dan pengabdian, serta berbagai aktivitas yang menyertai. Selain itu juga ada di SDM dengan berbagai data SDM beserta keahlian dosen dan tendik. Terakhir ada pada aset-aset yang dimiliki fakultas beserta fungsinya.

Ketiga bagian tersebut merupakan kekayaan fakultas, yang dapat disebarluaskan oleh tim kerja yang membidangi humas/informasi. Maka, gambar 3 di bawah ini dibuat.

Detail hubungan antar 3 Tim Kerja dengan Tim Kerja Humas dalam proses publikasi

Pembagian tim kerja mengikuti kebutuhan, dan tentu saja kepentingan. Tim Kerja tersebut bisa berubah, seiring perubahan pemilik jabatan politik: FT 1, yang sebentar lagi akan ada suksesi. Ke mana arah angin berhembus? Belum kelihatan.