Mengelola perpustakaan satu dengan yang lain tentunya tidak bisa sama dalam hal strateginya. Selama 2.5 tahun saya diminta untuk mengelola perpustakaan FT UGM tentunya tidak bisa lepas dari kekurangan.
Berikut adalah beberapa catatan saya, yang semoga bisa menjadi pembelajaran bagi siapapun yang memerlukan, terutama nanti yang menggantikan saya di Perpustakaan FT UGM.
- Buat skala prioritas
- Buat hubungan baik dengan siapapun
- Jadilah pembelajar pada apapun yang bermanfaat
- Fokus pada tujuan paling realistis
- Buat satu (minimal) gebrakan
- Branding perpustakaan ke mana saja, dengan berbagai cara
- Bermain emosi
- Buat skenario agar orang "ngeh" pada perpustakaan
Buat skala prioritas
Skala prioritas yang saya tetapkan pertama kali adalah mencari kegiatan/layanan yang khas di FT UGM serta belum ada di jurusan di FT UGM. Pada pekerjaan ini, titik berat ada pada perpustakaan FT UGM. Selama 2.5 tahun, perpustakaan fakultas memang konsen pada perbaikan, pengembangan unit perpustakaan fakultas.
Setelah itu, pada awal 2015 mulai merumuskan hubungan dan memulai program dengan perpustakaan tingkat jurusan.
Buat hubungan baik dengan siapapun
Ini mutlak. Buat hubungan baik dengan siapapun yang menjadi rekan kerja anda dan orang di luar perpustakaan namun punya kekuatan untuk mempengaruhi kebijakan tentang perpustakaan.
Jadilah pembelajar pada apapun yang bermanfaat
Ini juga mutlak. Belajar dan lakukan studi banding. Ndak perlu naik kapal terbang untuk studi banding. Buka saja website berbagai perpustakaan yang dianggap maju. Karena saya mengelola perpsutakaan bidang teknik, biasanya saya membuka web perpustakaan universitas di luar negeri yang berkaitan dengan ilmu teknik.
Kalau ada internet messengernya, coba sapa dan ajak ngobrol. Lakukan pula via twitter atau FB.
Fokus pada tujuan paling realistis
Tetapkan tujuan-tujuan yang realistis untuk dilakukan. Realistis ini penting, meski kita juga harus memiliki tujuan yang dianggap orang tidak realistis sebagai tujuan jangka panjang.
Buat satu (minimal) gebrakan
Dari tujuan yang dianggap realistis itu, wujudkan minimal 1 saja dan dengan kekuatan kita sendiri. Gebrakan ini penting untuk pencitraan dan membuka mata orang disekitar
Branding perpustakaan ke mana saja, dengan berbagai cara
Buat pemberitaan yang kuat tentang perpustakaan anda. Kalau bisa menguasai media web, buat berbagai berita dari berbagai kegiatan lalu bagikan lewat berbagai jejaring sosial.
Bermain emosi dan buat skenario agar orang "ngeh" pada perpustakaan
Nah, ini agak sulit saya jelaskan. Intinya kita harus memainkan emosi pada staf kita dan juga pada orang disekitar kita.
Kadang kita hidup di perpustakaan yang tidak dianggap orang orang lain. Kita bisa memainkan peran di sini. Kadang kita harus "lembah manah", tapi juga jangan mau diremehkan. Kita sewaktu-waktu juga harus membusungkan dada membela perpustakaan atau profesi kita. Jika tak hati-hati, kita bisa terperosok pada bagian ini.
Ketika kita memainkan skenario, di sisi lain jangan lupa untuk tetap bekerja profesional. Perpustakaan dengan kegiatannya tetap jalan dengan baik dan benar, namun menggaet orang agar masuk skenario juga berjalan.
Kerja-kerja di Perpustakaan FT UGM
Apa yang dilakukan seorang penanggungjawab perpustakaan? Pj. perpustakaan fakultas bukanlah jabatan struktural yang ada dalam aturan UGM. Pj perpustakaan fakultas diatur sendiri oleh fakultas yang bersangkutan. Pekerjaan antara Pj fakultas satu dan lainnya juga tidak selalu sama.
Di FT UGM, yang saya kerjakan dapat dikelompokan menjadi: kerja manajerial, kerja teknis, kerja pengembangan.
Kerja manajerial terkait pengelolaan staf, pengembangan staf, memotivasi staf, evaluasi staf, penghitungan beban kerja dan lainnya.
Kerja teknis, meskipun memiliki jabatan penanggungjawab namun tidak dapat begitu saja meninggalkan kerja teknis. Mengapa? karena ada SKP yang menuntut kerja 1250 jam per tahun. Selain itu, implikasi jabatan pj perpustakaan fakultas yang tidak ada dalam struktur UGM maka kerja manajerial juga tidak dapat memenuhi 1250 jam. Kerja teknis di Perpustakaan FT UGM yang selama ini saya lakukan adalah: mengampu workshop, manajemen web, manajemen konten web, manajemen jaringan internet, manajemen sistem informasi. Pekerjaan ini merupakan pekerjaan yang tidak dilakukan rekan lain. Atau dalam bahasa lain, pekerjaan ini saya lakukan karena merupakan pekerjaan baru.
Kerja pengembangan, merupakan pekerjaan mencari ide layanan baru atau program kegiatan baru baik mengumpulkan ide dari staf lain, dari berbagai media atau juga dalam bentuk kerjasama dengan pihak/unit lain.
